home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 401_500 / DISK0466 / DISK0466.ZIP / APNDX-C.TXT < prev    next >
Text File  |  1989-01-23  |  8KB  |  174 lines
  1.          
  2.                                                                      
  3.                                                                        100 
  4.      
  5.                                     APPENDIX C
  6.                
  7.                          SOME COMMENTS ON DISK CAPACITIES
  8.      
  9.      
  10.      
  11.      Daily Option 1 will use your hard disk or floppy  disk  (depending  on 
  12.      the  version  of  CPA-LEDGER that you have - see Appendix B) to record 
  13.      your accounting entries.  The entries will be: 
  14.      
  15.           .  Posted to the general ledger,
  16.      
  17.           .  Added to a data base for monthly income statements, and 
  18.      
  19.           .  Added to a TRANSACTION FILE.
  20.      
  21.      The main purpose of this appendix is to ask you to  think  about  disk 
  22.      capacities  BEFORE you start using CPA-LEDGER,  especially if you plan 
  23.      for your data files to be on floppy disk.  PLEASE REMEMBER THIS  -  if 
  24.      your  data  disk  becomes  full  during  the year,  there is plenty of 
  25.      frustration (and possibly a ruined set of  accounting  records)  ahead 
  26.      for  you.  See  Appendix B for a more detailed discussion.  If you use 
  27.      floppy disk for your data files and if you think  there  is  a  REMOTE 
  28.      chance  that  the  disk  may become full before year's end,  we HIGHLY 
  29.      recommend that you use the CPA-LEDGER version that is  for  hard  disk 
  30.      only.  Please,  carefully think about your disk capacities  BEFORE you 
  31.      start using CPA-LEDGER, PLEASE. 
  32.      
  33.      These are the three major general ledger files.  (Several other  files 
  34.      will be on the disk, but their space requirements are minimal.) In the 
  35.      discussion that follows, we used a floppy disk for comparison purposes 
  36.      -  a  floppy  that  was  double-sided,  double-density  and  that when 
  37.      completely erased had 362,496 bytes available.  We  will  assume  that 
  38.      your  general  ledger  and the data base for monthly income statements 
  39.      will require no more than 60,000 bytes.  (The general ledger  and  the 
  40.      monthly  data  base  in  your "Practice Disk" requires less than 60000 
  41.      bytes.) 
  42.      
  43.      To  test  capacities,  we  used  the  floppy  disk  with 362,496 bytes 
  44.      available.  How many transactions may be added to a  transaction  file 
  45.      without exceeding the 362,496 byte limitation? 
  46.      
  47.      The  disk  space  that  will  be required for your transaction file is 
  48.      directly related to the (1) the  quantity  of  transactions  that  you 
  49.      process  and  (2)  HOW  you  use  DAILY  Option  1.  Following  is  an 
  50.      explanation: 
  51.      
  52.           .  At the beginning of EACH complete set of debits  and  credits, 
  53.              Option 1 adds a 39 character "header" to the transaction file. 
  54.              This  header  contains  information  such  as  the  date,  the 
  55.              transaction reference,  and your explanation  of  the  general 
  56.              ledger entry. The "header" is added each time that you enter a 
  57.      
  58.      
  59.      
  60.                                                                       101
  61.      
  62.  
  63.              "Q"  (for  Quit  -  see  Chapter  6) while you are posting the 
  64.              general ledger.  So, the more times that you enter a "Q",  the 
  65.              more "headers" that will be added and the more disk space that 
  66.              will be required. 
  67.     
  68.  
  69.           .  For  each  credit to a bank checking account,  Option 1 adds a 
  70.              check number and the payee's name  to  the  transaction  data.  
  71.              So,  the more checks you write,  the more disk space that will 
  72.              be required. 
  73.      
  74.      
  75.      To conserve space:
  76.      
  77.           .  Consolidate your general  ledger  entries.  That  is,  include 
  78.              several  debits and credits in a single entry.  Avoid "debit", 
  79.              "credit", "Q" for Quit, "debit", "credit,  "Q" for Quit,  etc. 
  80.              Instead,  consolidate - like this, "debit", "debit", "credit", 
  81.              "credit", "Q" for Quit. 
  82.      
  83.           .  If  feasible,  consolidate  your checks.  That is,  instead of 
  84.              writing two checks to the same vendor on the same  day,  write 
  85.              one   check  for  the  entire  amount,   if  that  suits  your 
  86.              record-keeping requirements. 
  87.      
  88.      
  89.      To show you the effect this has,  we conducted a small  experiment  in 
  90.      writing records to the transaction file.  Here is what we did: 
  91.      
  92.           .  Using  a copy of a completely erased disk (362,496 bytes),  we 
  93.              posted two transactions,  over and over again,  until the disk 
  94.              was full.  One of the transactions included a credit to a bank 
  95.              account  and  the  other transaction did not.  We recorded the 
  96.              two transactions in this fashion - "debit", "credit",  "Q" for 
  97.              Quit, "debit", "credit", and "Q" for Quit.  
  98.                   
  99.                 . 2,648 transactions were written before the disk was full. 
  100.      
  101.                 . 5,296 debits and credits were recorded.
  102.      
  103.                 . 1,324 checks were included in the credits.
  104.      
  105.           .  We repeated the  above  experiment,  EXCEPT  the  sequence  of 
  106.              posting was "debit",  "debit", "credit", "credit", and "Q" for 
  107.              Quit. 
  108.      
  109.                 . 3,324 transactions were written before the disk was full. 
  110.      
  111.                 . 6,648 debits and credits were recorded. 
  112.      
  113.                 . 1,662 checks were included in the credits. 
  114.      
  115.      
  116.      
  117.                                                                        102 
  118.      
  119.  
  120.      We also tried another mix of transactions,  this time expressed  on  a 
  121.      monthly  basis.  We  assumed the following mix of monthly transactions 
  122.      for a twelve month period,  and used 300,000 bytes as available to the 
  123.      transaction file. 
  124.      
  125.           .  75 separate entries.  (That is,  the "Q" for Quit was used  75 
  126.              times.) 
  127.      
  128.           .  Daily sales 24 times, each with one debit and one credit. 
  129.      
  130.           .  180  transactions  with  checks,  each  with one debit and one 
  131.              credit. 
  132.           
  133.           .  50 additional transactions, each with one debit and one credit. 
  134.      
  135.      
  136.      The computer program told us that, for a year: 
  137.      
  138.           .  6,096 debits and credits  would  have  been  posted  and  that 
  139.              289,129 of the 300,000 bytes available would have been used. 
  140.      
  141.           .  2,160 checks would have been included in the credits. 
  142.      
  143.      
  144.      This should give you some general idea on disk capacity.  HOWEVER,  DO 
  145.      NOT USE THE ABOVE EXAMPLES AS HARD AND FAST RULES.  The  examples  are 
  146.      intended for illustration only.  It is impossible for us to predict if 
  147.      and  when  you will fill your transaction file.  As pointed out,  that 
  148.      depends on your volume of transactions and on how you enter them. 
  149.     
  150.      This means that you should study your transactions very carefully  and 
  151.      be  very  sure  that all of them,  for the entire year,  can be easily 
  152.      included on the disk used for your transaction files.  Do NOT take any 
  153.      chances.  If you have any doubts, do not use CPA-LEDGER.  We recommend 
  154.      that you DO NOT use  CPA-LEDGER  with  only  one  floppy  drive,  with 
  155.      CPA-LEDGER and your general ledger files on the same floppy disk. 
  156.      
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.